Rapports et notifications

Rapports

La page Rapports a trois onglets : Générer, Planifications et Historique.

Générer

Sur la carte d’un type de rapport, cliquez sur Générer : un panneau demande un titre (facultatif), le référentiel (pour la conformité par framework) et le format (PDF ou Excel) ; pour le rapport RGPD, une case permet d’inclure les traitements non actifs (brouillon, en revue). Un aperçu est proposé avant l’export (sauf pour l’export ROI DORA). Les types proposés dépendent de l’entité ; un type indisponible reste affiché, grisé, avec la raison (par exemple « Framework RGPD non activé ») :

• Conformité par Framework (au moins un référentiel actif) ;
• Rapport Exécutif (COMEX) (au moins un référentiel actif) ;
• Rapport d’Audit (au moins un référentiel actif), proposé aux seuls Administrateurs, RSSI et Auditeurs de l’entité, car il contient la piste d’audit ;
• Rapport de Risques (toujours disponible) ;
• Rapport RGPD (RoPA & DPIA) (référentiel RGPD actif) ;
• Export ROI DORA (Format EBA) (référentiel DORA actif), en Excel uniquement, sans aperçu mais avec une validation préalable des données ;
• Rapport d’Écarts (Gap Analysis), sur NIS2 uniquement, disponible une fois une analyse d’écart réalisée.

Les contrôles et les scores d’un référentiel désactivé n’apparaissent dans aucun rapport, et les rapports ne donnent pas de score global : un score par référentiel. Un rapport reflète l’état des données au moment de sa génération. Le contenu de chaque rapport est décrit dans le guide auditeur. Tous les rôles peuvent générer des rapports, sauf le Rapport d’Audit, que les Contributeurs ne voient ni dans Générer ni dans l’Historique.

Historique

Les rapports générés restent téléchargeables pendant une durée qui dépend de l’offre : 7 jours (Free), 30 jours (Starter), 90 jours (Business), 365 jours (Enterprise et On-Premises). Un rapport expiré n’est plus téléchargeable, et son fichier est définitivement supprimé sept jours plus tard ; téléchargez et conservez ceux dont vous avez besoin.

Planifications

Tous les rôles voient la liste des planifications, sauf les planifications du Rapport d’Audit, que les Contributeurs ne voient pas ; seuls les Administrateurs et RSSI peuvent en créer, en modifier, les suspendre ou les supprimer (pour les autres rôles, l’enregistrement est refusé). Une planification produit un rapport mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel, au jour du mois choisi (ramené au dernier jour pour les mois plus courts), vers 6 h UTC. Le rapport apparaît dans l’Historique et, si des destinataires sont indiqués, leur est envoyé par e-mail en pièce jointe.

Les destinataires sont vérifiés à chaque envoi, pas seulement à la création de la planification : un utilisateur désactivé, supprimé ou qui n’est plus membre de l’organisation (ni invité y détenant encore un rôle) ne reçoit plus le rapport, et un utilisateur le reçoit toujours à l’adresse actuelle de son compte. Le Rapport d’Audit contient la piste d’audit de l’entité : il n’est envoyé qu’aux utilisateurs qui, au moment de l’envoi, sont Administrateurs, RSSI ou Auditeurs de l’entité. Une planification d’Audit n’accepte donc pas d’adresse e-mail libre (l’enregistrement est refusé), et les adresses libres d’une planification d’Audit créée auparavant sont ignorées.

Un rapport de conformité ou une analyse d’écarts planifiés portent sur un référentiel qui doit être actif sur l’entité : sinon, la planification est refusée. Si le référentiel est désactivé ensuite, l’occurrence est sautée : aucun rapport n’est produit, l’auteur de la planification reçoit la notification « Rapport planifié non généré », et la planification reprend à l’occurrence suivante, avec un rapport si le référentiel a été réactivé entre-temps.

Notifications

La plateforme vous prévient dans l’application, en temps réel (cloche en haut à droite), et, pour la plupart des événements, par e-mail : assignations, échéances, retards, contrôles non conformes, incidents graves (P1/P2), validations de politiques, automatisations, etc. En règle générale, vous n’êtes pas notifié de vos propres actions, avec quelques exceptions : la notification « Rapport généré » est adressée à l’utilisateur qui a demandé le rapport (et lui est envoyée par e-mail) ; l’archivage d’une politique affichée sur le Trust Center prévient tous les RSSI de l’entité, y compris celui qui l’a archivée, si le Trust Center est publié, sa section Politiques activée et la politique celle du siège (seules les politiques du siège figurent sur la page publique) ; la nouvelle occurrence d’une tâche récurrente est signalée à son responsable (dans l’application seulement), même s’il a lui-même terminé l’occurrence précédente ; une tâche créée par une automatisation est signalée à la personne à qui elle est assignée.

Centre de notifications

La page Notifications (menu latéral, rubrique « À traiter ») liste vos notifications, filtrables par catégorie (Incident, Tâche, Contrôle, Risque, Politique, Fournisseur, Rapport, Automatisation, RGPD), priorité et état de lecture. Vous pouvez les marquer lues ou non lues, ou les supprimer. Les notifications sont supprimées au bout de 30 jours.

Préférences

Les préférences se règlent à l’adresse app.conformitly.fr/profile/notifications, à saisir directement (aucun lien n’y mène encore depuis l’application) :

• pour chaque groupe d’e-mails : Immédiat ou Désactivé pour Assignations et Retards ; Immédiat, Digest ou Désactivé pour Échéances et Automatisation ;
• la fréquence du digest : quotidien ou hebdomadaire (le lundi), envoyé vers 8 h UTC ;
• la désactivation complète d’un module (plus aucune notification, ni dans l’application ni par e-mail).